Compliance

Uitgangspunten van de bedrijfsvoering 
ebm‑papst gedragscode

Een belangrijk onderdeel van onze bedrijfscultuur is dat ons handelen niet alleen wordt geleid door wettelijke voorschriften, maar ook door een streven naar ethische normen en waarden. Wij gaan respectvol om met mens en milieu en koesteren deze.

ebm-papst is een bijzondere onderneming. En dat ligt vooral aan onze principiële waarden die wij al meer dan 50 jaar naleven. 

Hans Peter Fuchs
Directeur Financiën & Controlling ebm-papst Group

De ebm‑papst gedragscode:
Onze principes voor verantwoordelijk en rechtmatig handelen

Onze gedragscode kan door middel van thema- of landspecifieke regelingen en scholingen worden geconcretiseerd en aangevuld. Onze leidinggevenden dragen een bijzondere verantwoordelijkheid. Zij worden geacht de in deze gedragscode beschreven regels en waarden van ebm‑papst voor te leven. Zij zijn de eerste contactpersonen bij vragen van hun medewerkers naar het juiste gedrag. Het is hun taak ervoor te zorgen dat de gedragscode binnen hun verantwoordelijkheidsgebied wordt nageleefd.

Vragen over de gedragscode of voor het juiste gedrag in individuele gevallen worden beantwoord door de leidinggevende van de vestiging of de administratieve bedrijfsleiding van de ebm‑papst Group.

Deze gedragscode is bindend voor alle medewerkers van de ebm‑papst Group.

Overtredingen van de gedragscode worden niet getolereerd en kunnen leiden tot verlies van de werkplek resp. strafrechtelijke consequenties tot gevolg hebben.

Het hoogste principe

Het naleven van de wet komt overeen met onze overtuiging. Wij houden ons aan de wetten van de landen waarin wij actief zijn. Handelen in strijd met de wet is geen optie en is niet in het belang van onze onderneming omdat het niet ethisch is, onzereputatie ernstig beschadigt en strafvervolging, schadevergoeding en verlies van opdrachten tot gevolg kan hebben.

Medewerkers die handelen in strijd met de wet moeten zich ervan bewust zijn dat er strafvervolging dreigt. Het naleven van de wet is in het eigen belang van de medewerker.

Iedere medewerker is verplicht kennis te nemen van de geldende voorschriften in zijn verantwoordelijkheidsgebied en deze na te leven. In geval van twijfel moet de afdelingsleider worden ingeschakeld om de zaak op te helderen.

(RBA) gedragscode

Wij hebben ons ertoe verplicht ons te houden aan de gedragscode van de Responsible Business Alliance (RBA), waarmee de inhoud van onze eigen gedragscode verder wordt gepreciseerd.

De (RBA) gedragscode is een essentieel onderdeel van onze leveringsketen en wij verwachten van alle handelspartners dat zij zich eveneens aan deze waarden houden.

De kernpunten zijn veilige arbeidsomstandigheden, een respectvolle en waardige behandeling van de werknemers en mileuvriendelijke en ethisch verantwoorde handelsprocessen.

Sociale verantwoordelijkheid en duurzaamheid

ebm‑papst is zich bewust van zijn sociale en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Wij houden ons niet alleen aan de wettelijke eisen maar leveren ook een vrijwillige bijdrage aan een duurzame ontwikkeling van de ebm‑papst Group en onze omgeving.

Behalve efficiëntie en enthousiasme staat menselijkheid centraal in ons handelen.

In ons streven naar succes zijn wij nooit onachtzaam. Wij beschouwen onszelf als open en betrouwbaar, loyaal tegenover onze klanten en medewerkers. Wij gedragen ons integer. Als onderneming weten we dat we ook een sociale verplichting hebben. Wij creëren ruimte voor de ontwikkeling van ieder van ons en we tonen waardering voor verdiensten.

Wij houden bij alles wat we doen de effecten op de lange termijn in het oog. Met behoud van natuurlijke hulpbronnen, energie-efficiëntie, milieubescherming en bevordering van de ontwikkeling van medewerkers stellen wij de toekomst veilig. Door ons eerlijke en duurzame gedrag willen we ook internationaal een signaal afgeven en ertoe bijdragen dat de arbeidsverdeling eerlijker wordt ingericht.

Mensenrechten

Mensenrechten zijn universele, onvervreemdbare en ondeelbare rechten die elke mens evenzeer heeft. De naleving van deze fundamentele rechten is een integraal onderdeel van onze bedrijfscultuur. 

We spreken ons uit voor de eerbiediging van de internationaal erkende mensenrechten in het kader van onze gehele bedrijfsactiviteit en verwachten van onze zakelijke partners in de leveringsketen dat zij zich eveneens committeren aan deze waarden en deze implementeren in hun waardeketens.

Met name bij de selectie van leveranciers en in de omgang met bestaande leveranciers voeren we zorgvuldigheidsprocedures uit. Wij eisen en bevorderen fatsoenlijke arbeidsvoorwaarden.

De eerbiediging van mensenrechten is een beoordelingscriterium in het proces voor de selectie van leveranciers. 

We tolereren geen handelwijzen die bijdragen aan schendingen van mensenrechten of deze ondersteunen. Bij schendingen van mensenrechten nemen wij passende corrigerende maatregelen.

Omkoping, corruptie, steekpenningen, schenkingen

Omkoping en corruptie zijn in strijd met de wet en onethisch. Aan beide zijn grote risico's verbonden voor onze medewerkers en onze onderneming. Omkoping en corruptie vormen een existentieel risico voor de onderneming en zijn daarom strict verboden. Wij bieden onze zakenrelaties geen verboden voordelen aan en maken er zelf ook geen gebruik van. Met corruptie bedoelen wij o.a. het inschakelen van derden/bemiddelaars, betalen van steekpenningen, kick back-betalingen en bonussen.

Bij het aannemen en weggeven van cadeaus en andere schenkingen (dus ook uitnodigingen voor etentjes of evenementen) zijn wij terughoudend. Deze mogen in geen geval zodanig zijn dat het accepteren ervan zich buiten het normale kader van zakelijke gastvrijheid en beleefdheid beweegt.

Belastingen en subsidies

De belastingwetgeving van elk land is voor ons bindend en moet daarom strikt worden nagekomen. Iedere medewerker moet zich ervan bewust zijn dat bij belastingdelicten rekening moet worden gehouden met strafvervolging, zowel voor de onderneming als ook voor de individuele medewerker. 

Verdenkingen leiden zeer snel tot het inschakelen van de opsporingsinstantie. Bij betrokkenheid van klanten en leveranciers vinden controlemeldingen aan de verantwoordelijke belastingdienst en omgekeerd plaats.

De belastingrechtelijke of subsidierechtelijke inschatting van de toedracht is vaak moeilijk. In geval van twijfel is de inschakeling van een afdelingsleider en/of de opheldering door de commerciële directie van de ebm‑papst Group vereist.

Waarborgen van eerlijke concurrentie

Concurrentie kan alleen functioneren wanneer deze vrij en eerlijk is. Gecoördineerd concurrerend gedrag belemmert de concurrentie. Daarom maken wij geen afspraken met de concurrentie over ons concurrerend gedrag. Wij respecteren de wetten ter bescherming van de concurrentie. In het bijzonder is het maken van prijsafspraken en afspraken over condities, het verdelen van de markt en regio’s, het verdelen van klanten en het afstemmen van offerte-, ontwikkelings- of productiestrategieën, verboden. De informatie-uitwisseling met concurrenten die de basis van een afgestemd gedrag kan vormen (vooral met betrekking tot prijzen, kosten, marges, condities, offertes, productontwikkeling, productiecapaciteit) is verboden.

Overtredingen van deze verboden worden door de mededingingsautoriteiten consequent vervolgd en kunnen leiden tot sancties die het voortbestaan van de onderneming in gevaar kunnen brengen.

Internationale handel

ebm‑papst profiteert in hoge mate van de internationale handel. Het is in ons eigen belang om deze te handel te waarborgen en de regels ervan op te volgen. Daarom nemen wij de bestaande import- en exportvoorschriften in acht, vragen we de vereiste vergunningen aan en betalen we de vastgestelde invoerrechten en belastingen. Bij onduidelijkheden moeten de exportfunctionarissen worden geraadpleegd.

Het opvolgen van deze voorschriften wordt regelmatig door de instanties gecontroleerd. Bij overtredingen dreigen aanzienlijke sancties.

Wij nemen de eigendomsrechten van derden in acht.

Wij gaan verantwoordelijk om met het eigendom van onze en andere ondernemingen. Wij respecteren de integriteit van onze zakenrelaties.

Gedachten, ideeën en design zijn ook eigendom en daarom wettelijk beschermd.

Wij respecteren het intellectueel eigendom van derden. Als technologische onderneming die veel tijd steekt in onderzoek en ontwikkeling is ebm‑papst aangewezen op de bescherming van zijn uitvindingen en zijn expertise. Wij gaan daarom bijzonder behoedzaam om met bedrijfsgeheimen. Er moet voor gezorgd worden dat vertrouwelijke informatie niet in de hand van onbevoegde derden komt.

Dit geldt natuurlijk ook voor vertrouwelijke informatie die wij van onze zakenrelaties ontvangen. Als op grond van bijzondere omstandigheden bijzondere vertrouwelijkheid is vereist (bijv. bij gevoelige ontwikkelingsplannen van klanten of overname van ondernemingen), eerbiedigen wij deze ook ten opzichte van onze collega's.

Gegevensbescherming

Wij gebruiken de persoonlijke gegevens van onze medewerkers en contractuele partners alleen voor de doeleinden waarvoor zij ons ter beschikking werden gesteld en behandelen ze vertrouwelijk. De wetten die werden gemaakt om onze persoonlijke gegevens te beschermen worden door ebm-papst zonder beperkingen opgevolgd.

Documentatie van handelstransacties

Zowel interne als externe rapporten moeten correct en volledig zijn zodat de ontvanger op passende wijze geïnformeerd is. Daarbij houden wij ons aan de weergave van de feiten en een zakelijke uitdrukkingswijze.

Documenten die voor lopende of te verwachten interne onderzoeken of onderzoeken van instanties nodig waren, mogen niet worden vernietigd, verwijderd of gewijzigd.

Productveiligheid, arbeidsveiligheid en milieubescherming

Wij stellen de hoogste eisen aan de kwaliteit en veiligheid van onze producten en diensten. Wij observeren de kwaliteit van onze producten in de markt en ondersteunen de klant bij het voorkomen van risico's.

Wij zorgen voor een veilige werkomgeving. Veiligheidsvoorschriften moeten strikt worden nageleefd en op de effectiviteit worden gecontroleerd. Eventuele gebreken moeten direct worden gemeld en verholpen.

Wij gaan efficiënt om met natuurlijke hulpbronnen en streven ook naar het zuinig omgaan met energie voor onze producten (in combinatie met onze ondernemingsrichtlijn GreenTech). Wij vermijden schadelijke invloeden op het milieu. Het opvolgen van de wetten ter bescherming van het milieu is voor ons vanzelfsprekend.

Vermijden van belangenconflicten

Wij scheiden zakelijke en privébelangen. Voor zakelijke nevenactiviteiten is vooraf toestemming van ebm‑papst nodig. Dat moet aan de afdelingsleider worden gevraagd. Dat betreft vooral de nevenactiviteiten of financiële investeringen bij concurrenten, klanten of leveranciers van ebm‑papst. Wanneer nauwe familieleden betrokken zijn bij dergelijke activiteiten of deelnemingen, moet dit worden aangegeven.

Bovendien maken wij geen gebruik van onze activiteit bij ebm‑papst om privé voordelen te krijgen. Er moet worden voorkomen dat zakenrelaties worden belast met opdrachten voor privé doeleinden. Zakenrelaties mogen niet uit privé belangen de voorkeur krijgen.

Wij maken deel uit van een wereldwijde samenleving

Daarom zijn eerbied en respect voor andere culturen en waarden voor ons vanzelfsprekend. Wij gaan eerlijk, respectvol en open met elkaar om. Wij keuren discriminatie af. Binnen het bedrijf gedragen wij ons politiek neutraal.

Communicatie

Alleen geautoriseerde personen mogen officiële uitspraken in naam van ebm‑papst doen. Uitspraken die de ebm‑papst Group betreffen moeten vóór publicatie ervan worden afgestemd met de afdeling Corporate Communications in Mulfingen.

Het ebm‑papst tipgeversysteem:
Uw tip kan helpen!

ebm‑papst kiest voor verantwoordelijke bedrijfsvoering. De naleving van wetten, regels en interne voorschriften heeft bij ebm‑papst dan ook de hoogste prioriteit. Een open omgang met zwakke punten en fouten helpt om de noodzakelijke stappen en maatregelen vroegtijdig vast te stellen en om reputatieschade en materiële schade van ebm‑papst, de medewerkers en handelspartners te voorkomen. 

Het webgebaseerde en gecertificeerde tipgeversysteem BKMS® Incident Reporting is voor alle medewerkers en handelspartners van de ebm‑papst Group en voor elke andere persoon 24 uur per dag en op elke plaats beschikbaar om gedragscode-overtredingen van wettelijke voorschriften en interne regels van de organisatie te melden.

U kunt uw tip anoniem of met vermelding van uw contactgegevens afgeven. Omdat we hechten aan open communicatie, willen we u aanmoedigen bij tips uw naam te noemen. We zullen uw gegevens in elk geval strikt vertrouwelijk behandelen en rekening houden met de te beschermen belangen van alle betrokkenen.

Hier kunt u uw tip afgeven:
Tipgeversysteem*: https://www.bkms-system.com/ebmpapst 
*Houd er rekening mee dat de oproep van de link evt. kan worden getraceerd. 
Als u dit wilt voorkomen, kopieer dan het internetadres en plak dit in uw browser.

Op de startpagina vindt u informatie over het afgeven van tips en over hoe ermee wordt omgegaan.

Over de werking van het tipgeversysteem vindt u meer informatie op de homepage van Business Keeper GmbH, Duitsland.

 

Contactpersoon

We hechten waarden aan persoonlijk contact.

Als u medewerker van ebm‑papst bent, moet uw eerste aanspreekpunt steeds uw leidinggevende zijn.

Als u handelspartner of stakeholder van ebm‑papst bent, kunt u te allen tijde contact opnemen met de voor uw bekende contactpersoon. 

Indien u geen directe contactpersoon hebt, kunt u uw vragen en suggesties te allen tijde mededelen aan onze directeur Koen van Nistelrooij.