Het verzamelen en gebruik van persoonsgegevens in de sollicitatieprocedure

1. Inleiding

De ebm‑papst Groep is blij met uw bezoek aan onze websites en uw belangstelling voor onze onderneming en onze producten.

We nemen de bescherming van uw privégegevens heel serieus en gaan er heel zorgvuldig en vertrouwelijk mee om. Daarbij gebruiken we deze alleen maar in het kader van betreffende geldende wettelijke bepalingen voor gegevensbescherming. In aanvulling op onze algemene privacyverklaring (https://www.ebmpapst.com/de/de/datenschutz.html) willen wij u hieronder erover informeren welke persoonsgegevens wij in het kader van de sollicitatieprocedure verzamelen, opslaan en verwerken.

De verwerking van uw onlinesollicitatie op het sollicitantenportaal wordt in opdracht van de ebm‑papst Groep uitgevoerd door de firma Cornerstone OnDemand (als dienstverlener waarmee we een overeenkomst aangaande de opdrachtgegevensverwerking hebben gesloten.)

2. Doel van de gegevensverzameling

Uw gegevens worden alleen ten behoeve van de vervulling van vacatures binnen de ebm‑papst ondernemingsgroep verzameld en verwerkt. Verantwoordelijke instantie voor de gegevensverzameling in deze zin is - in geval van een sollicitatie op een concreet geplaatste vacature - de betreffende vacatureplaatsende vennootschap waarvan u de adresgegevens op de desbetreffende plaatsing vindt. Indien u solliciteert op een concreet geplaatste functie, vindt een automatische doorgifte van uw gegevens alleen plaats aan het adres van de verantwoordelijke personeelschef van de betreffende ebm‑papst onderneming. U kunt echter toestemming geven voor een geautomatiseerde of handmatige doorgifte aan derden binnen de ebm-papst Groep. In dat geval zullen we uw profiel, indien dit ook voor andere vennootschappen interessant kan zijn, vrijschakelen in het systeem. Gevolg daarvan is dat uw gegevens daarna beschikbaar zijn voor de gelieerde ondernemingen die op het systeem zijn aangesloten en dat deze ondernemingen bij interesse contact met u kunnen opnemen. U kunt deze toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst intrekken met een e-mail aan de in de vacature genoemde contactpersoon.

Wanneer u zich op eigen initiatief invoert in het sollicitantenbeheer, vindt een automatische doorgifte van gegevens afhankelijk van uw capaciteiten aan de daarvoor in aanmerking komende dochterondernemingen of de daar in dienst zijnde personeelschefs plaats. De doelbinding is in dat geval een beoordeling van uw potentiële inzetbaarheid door de desbetreffende chefs.

3. Profiel opstellen

Afhankelijk van hoe u bij ons solliciteert (via het sollicitantenportaal, recruiter/personeelsbemiddelaar, via e-mail, in papieren vorm), verwerken wij uw gegevens zoals hierna is beschreven:

Sollicitaties via het sollicitantenportaal
De door u ingevoerde en geüploade gegevens en documenten worden direct in ons sollicitantenbeheersysteem verwerkt. Wijzigingen kunt u daar zelf aanbrengen.

Sollicitaties via recruiter/personeelsbemiddelaar
Bij sollicitaties die ons bereiken via recruiters/personeelsbemiddelaars nemen wij de doorgegeven gegevens en documenten op in het sollicitantenbeheersysteem.

Sollicitaties via e-mail
Bij sollicitaties via e-mail krijgt u van ons een antwoord waarin we u erop wijzen dat u via ons sollicitantenportaal kunt solliciteren. Onmiddellijk daarna wissen wij uw e-mail en alle gegevens die wij langs deze weg hebben ontvangen.

Sollicitaties in papieren vorm
Bij sollicitaties via de post krijgt u van ons een schriftelijk antwoord waarin we u erop wijzen dat u via ons sollicitantenportaal kunt solliciteren. U ontvangt uw originele sollicitatiedocumenten via de post terug.

4. Welke gegevens worden geregistreerd

Via het sollicitantenportaal van de ebm-papst groep registreren wij van u de volgende persoonlijke gegevens:

Namen, voornaam
E-mailadres
Adres
Telefoonnummer
Geboortedatum
Tevens worden gegevens over kwalificaties, uw cv en uw loopbaan gevraagd. Bovendien hebt u de mogelijkheid een beperkt aantal documenten door te geven.

5. Veiligheid

De persoonsgegevens die in het kader van een sollicitatie bij ons worden verzameld en verwerkt, zijn door middel van technische en organisatorische maatregelen beschermd tegen onbevoegde toegang en manipulatie. Daarbij worden maatregelen toegepast zoals versleuteling (SSL-encryptie), firewalls en aanvullende handmatige veiligheidsmaatregelen.

6. Opslag van gegevens en gegevenswissing

Wanneer een sollicitatie succesvol is, worden de door u opgegeven gegevens verder gebruikt voor de dienstbetrekking.

Mocht uw sollicitatie niet tot een aanstelling leiden, laten we uw persoonsgegevens en documenten zes maanden na de afwijzing in onze sollicitantendatabase opgeslagen zitten om vragen omtrent uw sollicitatie te kunnen behandelen. Na afloop van deze zes maanden worden uw gegevens gewist. Gewiste sollicitaties worden niet weergegeven voor gebruikers in het systeem en ook niet via zoeken worden gevonden.

Indien u er belangstelling voor hebt dat wij u over andere vacatures informeren, kunt u ons in het invoermasker via een selectievakje uw toestemming geven voor opname in onze sollicitantenpool. Uw gegevens worden in dat geval zes maanden lang opgeslagen in het sollicitantenportaal. Indien u een kandidatenprofiel hebt opgesteld, wordt dit zes maanden na inactiviteit, d.w.z. na de laatste keer dat u hebt ingelogd, gewist. Over de wissing van uw profiel wordt u 7 dagen van tevoren geïnformeerd.

7. Kennis privacyverklaring

Met het activeren van het selectievakje voor de aanvaarding van de privacyverklaring bevestigt u dat u kennis hebt genomen van de informatie over gegevensbescherming. Vervolgens verwerken wij uw gegevens volgens de bovenvermelde bepalingen in het kader van de sollicitatieprocedure bij ebm‑papst en stellen wij de gegevens ter beschikking aan de medewerkers die betrokken zijn bij de selectieprocedure.

8. Contactpersoon / gegevensbescherming

Neem bij vragen over ons sollicitantenportaal of onze informatie aangaande gegevensbescherming contact op met de personeelsafdeling of onze functionaris voor gegevensbescherming. Dit geldt ook als u een uittreksel van uw persoonsgegevens wilt hebben of uw persoonsgegevens wilt wissen. De contactinformatie vindt u onder punt 1. van de algemene privacyverklaring hier: https://www.ebmpapst.com/de/de/datenschutz.html