Zehn Ratschläge

So sparen Sie Zeit und Geld bei Ihrer SCIP-Meldung 

Mit der aus der REACH-Verordnung resultierenden Meldepflicht für Erzeugnisse, die besonders besorgniserregende Stoffe (SVHC) enthalten, stehen viele Unternehmen vor einer große Aufgabe. Nun gilt es, die Produkte und komplexen Objekte, die diese chemischen Stoffe aus der Kandidatenliste enthalten, in die SCIP-Datenbank einzutragen. Die Zusammenstellung der erforderlichen Informationen für die SCIP-Meldungen muss möglichst effizient erfolgen, um den Aufwand nicht zu groß werden zu lassen. 

Wir haben zehn wesentliche Ratschläge zusammengestellt, die Ihnen helfen, Zeit und Geld bei der Erstellung der SCIP-Meldung für Ihre SVHC zu sparen, sowie ärgerliche Fehler zu vermeiden.

Im folgenden die wichtigsten Tipps, die Sie beachten sollten.

1. Behalten Sie die Ziele der SCIP-Datenbank im Blick

Die SCIP-Datenbank, eine Konsequenz aus der REACH-Verordnung, hat das Ziel, Anwendern und Verarbeitern in der Abfallbehandlung relevante Informationen über gefährliche Chemikalien in Erzeugnissen und komplexen Objekten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg transparent zur Verfügung zu stellen. Administriert wird die Datenbank von der Europäischen Chemikalienagentur ECHA. Bei der Zusammenstellung der Daten für Ihr Dossier ist es hilfreich, dieses Ziel stets im Blick behalten. Damit haben Sie einen klaren Fokus auf die wirklich wichtigen Daten.

 

2. Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten und Kunden zusammen

Eine gute Zusammenarbeit über die gesamte Lieferkette hinweg sorgt für Vereinfachung. Damit reduzieren Sie den Aufwand für die Zusammenstellung der SVHC-Daten und vermeiden unnötige doppelte Einträge. 

 

3. Nutzen Sie die Methode des Referencing

Beim Referencing können Sie sich auf bereits vorhandene Daten Ihrer Lieferanten und aus dem eigenen Unternehmen beziehen. Diese Methode erleichtert besonders die Verwaltung der Daten und reduziert die Komplexität. Sie müssen Daten für ein Erzeugnis nur einmal einreichen und können sich auf bereits vorhandene Einträge beziehen. Eine Aktualisierung von übermittelten Daten erneuert auch die Benachrichtigungen, auf die sich diese beziehen.

 

4. Nutzen Sie die vereinfachte SCIP-Meldung (SSN)

Die vereinfachte SCIP-Meldung (Simplified SCIP-Notification SSN) erleichtert die Erfüllung der SVHC-Meldepflicht von bestimmten Unternehmen innerhalb der gleichen Lieferkette. Dazu gehören zum Beispiel Händler, die keine Importeure sind. Diese müssen kein eigenes Dossier erstellen. Lieferanten teilen die SCIP Nummer ihrer Produkte und Händler sollten diese bei ihren Lieferanten erfragen. 

Die vereinfachte Meldung kann auch von Unternehmen der gleichen Unternehmensgruppe verwendet werden.

 

5. Relevante Angaben für die SCIP Meldung beachten

Die wichtigsten Daten für die SCIP Meldung ermöglichen eine eindeutige Identifizierung der Erzeugnisse oder der komplexen Objekte. Dazu gehört auch eine genaue Angabe der enthaltenen Stoffe, die auf der Kandidatenliste stehen, sowie die Spanne der Konzentration und der Ort dieser Substanzen im Erzeugnis oder im komplexen Objekt. Ferner sind Informationen für eine sichere Verwendung der Erzeugnisse, sowie für die Abfallbehandlung, notwendig. 

Analog zu Punkt 1 dieser Tipps ist es wichtig, stets ausreichend Informationen zur Verfügung zu stellen, um die Ziele der SCIP Datenbank verwirklichen zu können.

 

6. Eindeutige Identifikation der Erzeugnisse ermöglichen

Liefern Sie eine klare und eindeutige Identifikation des Artikels oder Erzeugnisses, um die Suche durch SCIP-Datenbankbenutzer zu ermöglichen. Eine Unterscheidung zu anderen Artikeln in der Datenbank und eindeutige Zuordnung muss möglich sein. Dazu sollten Sie eine genaue Artikelkategorie angeben und unter der Rubrik “Other Names” einen Markennamen oder das Modell als Ergänzung zum Name des Erzeugnisses eintragen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Artikelnummern, z. B. EAN und Katalognummer unter “Other article identifiers” als Ergänzung zur primären Artikelbezeichnung einzutragen.

Ferner kann es hilfreich sein, weitere spezifische Merkmale und Eigenschaften einzutragen, sowie ein Foto des Produktes in der SCIP-Datenbank zu ergänzen.

Wichtig ist aber immer, darauf zu achten, dass die Informationen im richtigen Feld eingetragen sind. So können sie immer leicht gefunden werden.

 

7. Ausreichend Informationen für eine sichere Verwendung angeben

Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Informationen für eine sichere Verwendung über den gesamten Lebenszyklus der Produkte angeben. Besonders relevant sind die erforderlichen Angaben für eine sichere Abfallbehandlung. 

Dazu gehört die Möglichkeit zur genauen Identifikation der Substanzen, die auf der Kandidatenliste stehen, ihren Konzentrationsbereich und den genauen Ort im Erzeugnis. 

 

8. Nur Erzeugnisse und Objekte müssen gemeldet werden

Die SCIP Meldungen sind nur für Erzeugnisse und Objekte erforderlich. Substanzen und Mischungen gehören nicht  zum Geltungsbereich. Bei unklaren Fällen muss die Beurteilung entsprechend Kapitel 2 und in den Anhängen 3 und 4 der Leitlinien zu den Anforderungen an Stoffen in Erzeugnissen und anhand von Beispielen in den auf der Website der ECHA veröffentlichten Q&As (z. B. Q&A 1292) erfolgen. 

Hersteller, Produzenten, Händler und Importeure sind verantwortlich für die Entscheidung, ob es sich um ein Erzeugnis handelt. 

Meldungen müssen nur für Erzeugnisse und komplexe Objekte eingereicht werden, die Substanzen der Kandidatenliste enthalten.

 

9. Nutzen Sie einfache und übersichtliche Hierarchien 

Bei Hierarchien ist es wichtig, nicht zu komplex werden. Eine möglichst geringe Auswahl an Ebenen in komplexen Objekten, die für die identifizierung und Lokalisierung der Erzeugnisse mit der Substanzen aus der SVHC-Kandidatenliste erforderlich ist, reicht aus. Bei der Verwendung von einer zu großen Anzahl an Ebenen erschweren unnötige Informationen die Suche nach den Substanzen aus der Kandidatenliste.

 

10. Überprüfen Sie die Dossiers vor der Übermittlung

Lassen Sie Ihre Dossiers noch vor dem Versand der Meldung mit dem “validation assistant” in IUCLID prüfen. Sie können zusätzlich auch die Plausibilitätsprüfung im ECHA-Portal verwenden. Die ECHA ist nicht befugt, fehlerhafte Meldungen zu löschen, daher ist es erforderlich die Qualität der Daten vor der Übermittlung der Meldung zu überprüfen.

Bedenken Sie, dass die öffentlich verfügbaren Informationen aus der Datenbank potenziell von Nutzern der Datenbank, wie Verbrauchern, Abfallentsorgern, Nichtregierungsorganisationen und Behörden einsehbar sind. Unvollständige Informationen helfen nicht, die Ziele der SCIP Datenbank zu erfüllen.

 

Fazit

Eine konsequente Beachtung dieser zehn Tipps erspart zwar nicht den Aufwand für die Eintragung in die SCIP-Datenbank, aber sie hilft, den Aufwand effizienter zu gestalten. So optimieren Sie Ihre zeitliche Investition und vermeiden Fehler, die eine aufwändige Nachbearbeitung erfordern.