Erhebung und Verwendung persönlicher Daten im Bewerbungsverfahren

1. Einleitung

Die ebm‑papst Gruppe freut sich über Ihren Besuch auf unseren Webseiten sowie über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren Produkten.

Wir nehmen den Schutz Ihrer privaten Daten sehr ernst und gehen mit ihnen sehr sorgfältig und vertraulich um. Dabei nutzen wir diese nur im Rahmen der jeweils gültigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Ergänzend zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung (https://www.ebmpapst.com/de/de/datenschutz.html) möchten wir Sie nachfolgend darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses erheben, speichern und verarbeiten. 

Die Verarbeitung Ihrer Onlinebewerbung auf dem Bewerberportal erfolgt im Auftrag der ebm‑papst Gruppe durch die Firma Cornerstone OnDemand (als Dienstleister, mit der wir einen Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung geschlossen haben.)

2. Zweck der Datenerhebung

Ihre Daten werden nur für den Zweck der Besetzung von Stellen innerhalb der ebm‑papst-Unternehmensgruppe erhoben und verarbeitet. Verantwortliche Stelle für die Datenerhebung in diesem Sinne ist - im Falle einer Bewerbung auf eine konkret ausgeschriebene Stelle - die jeweils genannte ausschreibende Gesellschaft, deren Adressdaten Sie auf der betreffenden Ausschreibung finden. Falls Sie sich für eine konkret ausgeschriebene Position bewerben, erfolgt eine automatische Weitergabe Ihrer Daten nur an die zuständigen Personalverantwortlichen des betreffenden ebm‑papst Unternehmens. Sie können jedoch einer automatisierten oder manuellen Weitergabe an Dritte innerhalb der ebm‑papst Gruppe zustimmen. In diesem Fall werden wir Ihr Profil, sofern dieses auch für andere Gesellschaften interessant sein könnte, im System freischalten. Folge ist, dass Ihre Daten im Anschluss daran den am System angeschlossenen verbundenen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen Sie bei Interesse kontaktieren können. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an den in der Bewerbung genannten Ansprechpartner widerrufen.

Wenn Sie sich initiativ im Bewerbermanagement eintragen, findet eine automatische Datenweitergabe gemäß Ihrer Fähigkeiten an dafür infrage kommende Tochterunternehmen bzw. die dort ansässigen Personalverantwortlichen statt. Die Zweckbindung ist in jedem Falle eine Bewertung Ihres Einsatzpotenzials durch die jeweiligen Verantwortlichen.

3. Profilerstellung

Abhängig davon, wie Sie sich bei uns bewerben (über das Bewerberportal, Recruiter/Personalvermittler, per E-Mail, in Papierform) verarbeiten wir Ihre Daten wie nachfolgend beschrieben: 

Bewerbungen über das Bewerberportal
Die von Ihnen eingegebenen und hochgeladenen Daten bzw. Unterlagen werden direkt in unserem Bewerbermanagementsystem verarbeitet. Änderungen können Sie dort selbst vornehmen. 

Bewerbungen über Recruiter/Personalvermittler
Bei Bewerbungen, welche uns über Recruiter/Personalvermittler erreichen übertragen wir die übermittelten Daten und Dokumente in das Bewerbermanagement.

Bewerbungen per E-Mail
Bei Bewerbungen per E-Mail erhalten Sie von uns eine Antwort mit dem Hinweis sich über unser Bewerberportal zu bewerben. Im Anschluss löschen wir Ihre E-Mail und alle Daten, die wir auf diesem Wege erhalten haben.

Bewerbungen in Papierform
Bei Bewerbungen per Post erhalten Sie von uns eine schriftliche Antwort mit dem Hinweis sich über unser Bewerberportal zu bewerben. Sie erhalten Ihre Original-Bewerbungsunterlagen per Post zurück.

4. Welche Daten werden erfasst

Über das Bewerberportal der ebm‑papst Gruppe erfassen wir von Ihnen folgende persönliche Angaben

  • Namen, Vorname
  • E-Mail-Adresse
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Geburtsdatum
  • Zudem werden Daten zu Qualifikationen, Ihrem Lebenslauf und Ihrem Werdegang abgefragt. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit eine begrenzte Anzahl an Dokumenten zu übermitteln.

5. Sicherheit

Die persönlichen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung bei uns erhoben und verarbeitet werden, sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe und Manipulation geschützt. Dabei werden Maßnahmen wie Verschlüsselung (SSL-Verschlüsselung), Firewalls und zusätzliche manuelle Sicherheitsvorkehrungen angewendet.

6. Speicherung der Daten und Datenlöschung

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung, werden die von Ihnen angegebenen Daten für das Beschäftigungsverhältnis weiterverwendet. 

Sollte Ihre Bewerbung nicht zu einer Einstellung führen, halten wir Ihre personenbezogenen Daten und Unterlagen für sechs Monate nach Absage in unserer Bewerberdatenbank gespeichert, um Fragen rund um Ihre Bewerbung bearbeiten zu können. Nach Ablauf dieser sechs Monate erfolgt eine Löschung Ihrer Daten. Gelöschte Bewerbungen werden Benutzern im System nicht angezeigt und können auch nicht über die Suche gefunden werden.

Sofern Sie Interesse daran haben, dass wir Sie über andere für Sie passende Stellen informieren sollen, können Sie uns in der Eingabemaske Ihre Einwilligung per Checkbox für die Aufnahme in unseren Bewerberpool geben. Ihre Daten werden in diesem Fall sechs Monate lang im Bewerberportal gespeichert.  Sofern Sie sich ein Kandidatenprofil erstellen, wird dieses sechs Monate nach Inaktivität, d.h. nach Ihrem letzten Log-In gelöscht. Über die Löschung Ihres Profils werden Sie 7 Tage im Voraus benachrichtigt.

7. Kenntnis Datenschutzerklärung 

Mit Aktivieren der Check-Box zur Akzeptanz der Datenschutzerklärung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzinformationen zur Kenntnis genommen haben. Anschließend verarbeiten wir Ihre Daten gemäß den oben aufgeführten Bestimmungen im Rahmen des Bewerbungsprozesses bei ebm‑papst und stellen die Daten an die im Auswahlprozess beteiligten Mitarbeiter zur Verfügung.

8. Ansprechpartner / Datenschutz

Bei Fragen zu unserem Bewerber-Portal oder unseren Datenschutzinformationen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung oder unseren Datenschutzbeauftragten. Dies gilt auch, wenn Sie einen Auszug Ihrer persönlichen Daten anfordern oder Ihre persönlichen Daten löschen wollen. Die Kontaktinformationen finden Sie unter Punkt 1. der allgemeinen Datenschutzerklärung hier: https://www.ebmpapst.com/de/de/datenschutz.html